Quando un dipendente manca a lungo: come gestire mail, telefono e file senza violare la privacy

Quando un dipendente manca a lungo: come gestire mail, telefono e file senza violare la privacy

Una delle situazioni che potrebbe capitare in qualsiasi azienda è l’assenza prolungata di un dipendente. I motivi che causano questa assenza potrebbero essere molteplici: una malattia che richiede lunghe assenze, un infortunio, una maternità, un congedo parentale, un'aspettativa. Naturalmente sulla sua casella di posta continuano ad arrivare messaggi, talvolta importanti, il suo telefono squilla a vuoto e può anche capitare che certi documenti dei clienti siano salvati solo sul suo computer.

Per esigenze aziendali, ovviamente, l’erogazione delle attività non può fermarsi poiché i clienti hanno scadenze e le pratiche devono necessariamente essere lavorate. Risulta, però, doveroso specificare che quella casella di posta e quei file contengono anche pezzi della vita privata della persona assente, che la legge protegge con forza. Questo articolo spiega, in parole semplici, come si tengono insieme queste due esigenze rispettando il GDPR, le regole italiane sulla privacy e lo Statuto dei lavoratori.

Il punto di partenza: lo strumento è dell'azienda, ma le comunicazioni restano riservate

Per prima cosa, occorre fare una precisazione: è molto comune la convinzione che, poiché, la mail sia aziendale, il computer sia aziendale, il datore di lavoro è autorizzato a leggere tutto in qualsiasi momento anche se non affatto così.

Il fatto che lo Studio o l'azienda siano proprietari del computer e abbiano creato l'indirizzo nome.cognome@azienda.com non cancella il diritto del lavoratore alla segretezza delle proprie comunicazioni. Anche dalla postazione di lavoro si possono ricevere messaggi personali, e quei messaggi sono tutelati come la corrispondenza di chiunque altro. Anche le corti europee, in più occasioni, hanno ribadito che le email e le telefonate fatte dall'ufficio possono rientrare nella "vita privata" e nella "corrispondenza" della persona.

Quindi, l'accesso alla posta o ai file di un collega assente non è mai un diritto automatico del datore di lavoro. È una possibilità che si può usare solo in casi precisi, con regole strette e sempre nel rispetto della riservatezza.

Cosa si intende per "lunga assenza"

Ci si riferisce ad una lunga assenza quando una persona resta lontana dal servizio per più di 30 giorni di calendario di fila, qualunque sia il motivo: malattia o infortunio prolungati, congedo di maternità o paternità, congedo parentale, aspettativa retribuita o non retribuita, sospensione del rapporto, e così via.

Sotto questa soglia si gestisce con gli strumenti ordinari quindi un semplice messaggio di risposta automatica, in genere, è la soluzione più adeguata. Sopra questa soglia, è opportuno attivare una procedura più strutturata perché sono da considerare fattori più delicati.

Caso 1: l'assenza è prevista.

Quando l'assenza è programmabile, ferie lunghe, congedi, aspettative, la strada più semplice e più rispettosa della privacy è attuare una organizzazione preventiva della gestione della mail del dipendente in questione. Idealmente, il lavoratore stesso, prima dell’assenza, dovrebbe mettere in atto un piano, come ad esempio:

• Risposta automatica (out-of-office). Si imposta sulla casella un messaggio che avvisa chi scrive dell'assenza e indica il collega a cui rivolgersi (nome, email e numero interno) per ciascun tipo di pratica. È buona prassi avvisare anche che la risposta potrà essere letta all'interno dell'organizzazione.
• Il "collega fiduciario". Il lavoratore può designare per iscritto un collega di fiducia (che accetta l'incarico) autorizzato, durante l'assenza, a leggere la posta e a inoltrare solo i messaggi che riguardano il lavoro. I messaggi che, già dall'oggetto, dal mittente o dal destinatario, sembrano personali vanno lasciati intatti, senza aprirli.
• Archiviazione dei file. Tutti i documenti delle pratiche in corso vanno salvati sul server condiviso e gli elenchi delle scadenze aggiornati, così i colleghi possono prendere in mano il lavoro senza dover frugare nel computer dell'assente.
• Telefono. L'interno telefonico viene temporaneamente deviato sul numero del collega indicato, tramite la segreteria.
• Restituzione degli strumenti. PC portatili, chiavi, codici d'allarme e supporti non necessari durante l'assenza si riconsegnano, mettendo per iscritto cosa è stato consegnato e quando.

Il vantaggio di questo approccio è enorme: tutto avviene con il coinvolgimento diretto della persona, che decide lei stessa cosa condividere, riducendo al massimo possibili accessi alla sua sfera privata.

Caso 2: l'assenza è improvvisa. 

Quando l'assenza arriva all'improvviso, come una malattia di cui non si conosceva l’esistenza, un infortunio, un'emergenza familiare, il lavoratore non ha potuto preparare preventivamente un piano. 

In questi casi il datore di lavoro può autorizzare l'accesso alla casella di posta e alle cartelle del collega assente, ma solo rispettando alcune condizioni rigide per far sì che la privacy del lavoratore venga rispettata.

Le regole da seguire sono cinque:

• Solo se serve davvero. L'accesso deve essere giustificato da una necessità non rinviabile: garantire la continuità del servizio e rispettare scadenze certe e improrogabili (per esempio liquidazioni IVA, modelli F24, dichiarazioni dei redditi, comunicazioni di assunzione, e simili). Non per curiosità, non "per sicurezza".
• Solo ciò che riguarda il lavoro. Si possono guardare solo i messaggi e i documenti legati all'attività e ai clienti. Tutto ciò che appare personale, per oggetto, mittente, destinatario o etichetta, non va aperto, letto o copiato.
• Tutto scritto in un verbale. Ogni accesso viene trascritto in un verbale, annotando chi ha operato, data, ora di inizio e fine, perché, cosa ha fatto e quali messaggi ha eventualmente inoltrato. Questo serve a dimostrare, in caso di contestazioni, che si è agito correttamente.
• La persona deve essere informata. Al lavoratore va comunicato che si è entrati nella sua casella, con il relativo verbale: appena rientra, oppure, se l'assenza si prolunga, con una comunicazione scritta al suo domicilio.
• Trasparenza verso chi scrive. A chi riceve risposta ai propri messaggi va detto che quella comunicazione non era personale e che la risposta potrà essere conosciuta all'interno dell'organizzazione.

Quando il lavoratore non può fare nulla da sé, può intervenire anche il personale tecnico (l'amministratore di sistema) per impostare la risposta automatica o gestire la posta, sempre avvisando l'interessato e i destinatari.

Telefono e aree riservate dei clienti

Le stesse logiche si applicano agli altri strumenti di lavoro.

Le chiamate possono essere reindirizzate verso il personale incaricato della sostituzione, mentre l'accesso alle piattaforme aziendali e alle aree riservate dei clienti deve essere limitato alle attività strettamente necessarie per garantire il regolare svolgimento del servizio.

Il limite da non superare: il divieto di controllo a distanza

La gestione dell'assenza non può mai trasformarsi in una forma di controllo sistematico del lavoratore.

È quindi vietato utilizzare l'occasione dell'assenza per monitorare in modo continuativo la corrispondenza, analizzare la navigazione internet o effettuare verifiche generalizzate sulle attività svolte dal dipendente.

L'articolo 4 della Legge n. 300 del 1970 (Statuto dei lavoratori) pone limiti precisi all'utilizzo degli strumenti dai quali possa derivare un controllo a distanza dell'attività lavorativa.

Ogni accesso deve essere circoscritto, temporaneo e finalizzato esclusivamente alla gestione delle esigenze organizzative che ne giustificano la necessità.

Il rientro del lavoratore

Al termine dell'assenza è opportuno fornire al dipendente un riepilogo delle attività eventualmente svolte sulla sua casella di posta, sugli strumenti assegnati e sulle pratiche gestite durante il periodo di assenza.

La piena disponibilità degli strumenti viene quindi restituita all'interessato e le misure temporanee adottate vengono disattivate.

La trasparenza rappresenta uno degli elementi più importanti per mantenere un corretto equilibrio tra esigenze organizzative e tutela dei diritti della persona.

Se il rapporto di lavoro termina durante l'assenza

Qualora il rapporto di lavoro cessi durante il periodo di assenza, la casella di posta nominativa dovrebbe essere disattivata senza ritardi ingiustificati.

Per un periodo limitato può essere predisposto un messaggio automatico che informi i mittenti della cessazione del rapporto e indichi un diverso recapito aziendale a cui rivolgersi.

La conservazione della casella e delle comunicazioni deve essere limitata al tempo strettamente necessario alla gestione delle attività residue e nel rispetto dei principi di proporzionalità e minimizzazione.

Accesso alla mail di un ex dipendente

Gli orientamenti più recenti del Garante per la protezione dei dati personali considerano particolarmente delicata la conservazione e l'utilizzo delle caselle nominative degli ex dipendenti.

Per questo motivo è opportuno evitare di mantenere attive tali caselle o di accedervi successivamente per recuperare informazioni lavorative, salvo situazioni eccezionali adeguatamente motivate e gestite nel rispetto della normativa applicabile.

Una gestione non corretta di questi strumenti può infatti esporre l'organizzazione a rilevanti rischi sotto il profilo della protezione dei dati personali.

La soluzione migliore: condividere le informazioni, non le caselle personali

Molte criticità nascono dal fatto che i rapporti con clienti e fornitori vengono gestiti esclusivamente attraverso la casella individuale del singolo lavoratore.

Quando ciò accade, l'assenza o la cessazione del rapporto rischiano di interrompere il flusso delle informazioni.

Per ridurre questo rischio è consigliabile:

• utilizzare indirizzi funzionali condivisi, come amministrazione@azienda.it o clienti@azienda.it;
• adottare sistemi CRM o piattaforme aziendali centralizzate;
• archiviare documenti e comunicazioni in repository condivisi;
• evitare che informazioni essenziali restino nella disponibilità esclusiva di una sola persona.

In questo modo la continuità operativa viene garantita senza la necessità di accedere alle comunicazioni personali del lavoratore.

Su quali basi giuridiche si regge tutto questo

Il trattamento dei dati del dipendente assente si fonda sul legittimo interesse del datore di lavoro (articolo 6, paragrafo 1, lettera f, del GDPR) a garantire la continuità dell'attività e i rapporti con i clienti.

Ma "legittimo interesse" non è una formula magica che apre tutte le porte. Va sempre bilanciato con i diritti della persona e rispetta i principi base del GDPR (articolo 5): si trattano i dati in modo lecito, corretto e trasparente, si raccoglie solo il minimo necessario (minimizzazione), si agisce in modo proporzionato e non si conservano i dati più del dovuto.

Infine, queste regole non devono restare un segreto interno: vanno spiegate al lavoratore, perché fanno parte dell'informativa privacy che gli si deve fornire (articolo 13 del GDPR) e danno attuazione alle Linee guida del Garante su posta elettronica e internet.

Conclusioni

La gestione dell’assenza prolungata di un dipendente richiede un equilibrio tra continuità operativa e tutela della privacy. 

L’azienda ha il diritto di garantire il regolare svolgimento delle attività, ma ogni accesso a email, file o altri strumenti di lavoro deve avvenire solo quando strettamente necessario, nel rispetto dei principi di proporzionalità, trasparenza e minimizzazione previsti dal GDPR. Una corretta organizzazione preventiva, basata sulla condivisione delle informazioni e su procedure chiare e documentate, consente di evitare criticità e di proteggere al tempo stesso gli interessi dell’organizzazione e i diritti della persona assente. 

In materia di privacy, infatti, la soluzione migliore non è accedere alle caselle personali, ma costruire processi che rendano le informazioni di lavoro accessibili senza compromettere la riservatezza dei lavoratori.