Come configurare i Pixel di Tracciamento – Caso MailUp

In breve

Le Linee guida del Garante descrivono quattro tipologie di messaggi (par. 3). Il Garante non prescrive come organizzare le liste: la scelta di creare in MailUp quattro liste, una per tipologia, è la proposta organizzativa di questo articolo. Lo scopo è applicare a ogni tipo di comunicazione le regole corrette su base giuridica, tracciamento e link.

Appartenere a una lista non determina, da solo, l'esenzione dal consenso al tracciamento. L'esenzione dipende dalla finalità concreta del singolo flusso di invio. Per questo, nelle liste Transazionali e Servizio il tracciamento è spento. Lo si attiva solo per i flussi approvati, su liste dedicate della stessa tipologia (paragrafi 6 e 7).

Il Titolare del trattamento è l'organizzazione che invia la comunicazione (il mittente). La tabella riassuntiva è qui sotto.

Regole fondamentali

• Ogni messaggio va inviato solo dalla lista della sua tipologia. Le liste non vanno mescolate.
• Un contenuto obbligatorio non va mai spostato nella DEM perché contiene anche una promozione: la parte dovuta va inviata dalla lista Servizio a tutti i destinatari, la parte promozionale dalla lista DEM solo ai destinatari per i quali ricorre una base valida, secondo il paragrafo 5.1.
• L'informativa sul tracciamento va resa prima di avviarlo. Il link nel footer è un punto di accesso, non la prova che l'informativa sia stata resa.
• L'apertura registrata dal pixel non è una prova certa di lettura (immagini bloccate, protezioni privacy dei client di posta che aprono i messaggi in automatico).

1.1 Le quattro liste in sintesi

Nota. La base giuridica dell'invio riguarda la comunicazione. Il pixel è un trattamento distinto, regolato dall'art. 122 del Codice privacy: anche quando l'invio è lecito, il tracciamento richiede il consenso, salvo che ricorra una delle deroghe del par. 5 delle Linee guida.

Cosa dice il Garante

Riferimento: Garante per la protezione dei dati personali, provvedimento n. 284 del 17 aprile 2026 – Linee guida in materia di utilizzo di tracking pixel nelle comunicazioni di posta elettronica (G.U. n. 98 del 29 aprile 2026, doc. web n. 10241943). Termine di adeguamento: 29 ottobre 2026.

Il pixel di tracciamento è un'immagine invisibile, ospitata su un server remoto, che si scarica quando il destinatario apre il messaggio. In questo modo il mittente sa se e quando l'email è stata aperta e può raccogliere dati tecnici come indirizzo IP, dispositivo e client di posta.

2.1 Tipologie di messaggi e consenso al tracciamento

La prima colonna riporta la descrizione delle tipologie di messaggi data dal Garante al paragrafo 3. La seconda indica se serve il consenso al pixel in base al paragrafo 5 – Presupposti giuridici del trattamento e, per i casi che richiedono il consenso, al paragrafo 6.

Regola generale (par. 6). «In tutti i restanti casi nei quali non sia invece possibile avvalersi di una delle ipotesi di deroga previste all'art. 122 del Codice diverse dal consenso […], il titolare che intenda utilizzare i pixel di tracciamento nelle e-mail avrà l'obbligo della preventiva acquisizione del consenso dei destinatari.»

Statistiche anonime in forma aggregata. Il par. 5 esenta dal consenso il pixel usato solo per un «conteggio di tipo statistico che misuri la percentuale globale di apertura dei messaggi», a condizione che le informazioni siano anonimizzate «in modo da non consentire misurazioni personalizzate». A questo scopo il Garante suggerisce un pixel uguale per tutti i destinatari della campagna e l'anonimizzazione di IP, client e altri dati tecnici. La deroga dipende dall'uso del pixel, non dalla tipologia di messaggio: vale quindi per tutte e quattro le tipologie.

In MailUp. La disponibilità tecnica va verificata. Oggi MailUp offre statistiche aggregate solo per i destinatari che revocano il tracciamento dal Centro preferenze. In quel caso il pixel resta personale, MailUp scarta il dato individuale e la rimozione automatica dell'IP è indicata come “in sviluppo”. Disattivando il tracciamento sulla lista non si ottengono nemmeno statistiche aggregate. Una modalità di lista che produca solo statistiche aggregate anonime non risulta documentata (Allegato B, domanda 5). Finché MailUp non la conferma, le liste o i destinatari senza consenso restano senza pixel.

Consenso nel marketing. Il Garante ammette che il consenso al pixel sia «ricompreso in quello, più generale, alla ricezione delle comunicazioni promozionali», purché la richiesta sia formulata in modo neutro. Non è un automatismo, e non basta che il pixel sia citato nell'informativa: conta l'ambito della scelta effettivamente espressa dall'interessato. Va quindi verificato il testo con cui il consenso è stato raccolto. Chi riceve DEM in regime di soft spam (art. 130, comma 4, Codice) non ha prestato un consenso e non può essere tracciato individualmente senza un consenso specifico.

Revoca. Il destinatario deve poter scegliere, con un link nel footer, se smettere del tutto di ricevere le comunicazioni oppure continuare a riceverle senza tracciamento individuale.

Contatti già iscritti. Il regime transitorio riguarda i trattamenti già in corso con un valido presupposto giuridico, ad esempio DEM già inviate con pixel a contatti con consenso marketing. Per questi non serve un nuovo consenso: entro il 29 ottobre 2026 bisogna aggiornare l'informativa e mettere a disposizione la revoca, anche solo del tracciamento. Il regime transitorio non vale per:

• i nuovi iscritti e i nuovi trattamenti, per cui il consenso va raccolto con la nuova informativa;
• i contatti presenti in archivio per altri motivi (ad esempio solo per comunicazioni contrattuali), che non possono essere inseriti nelle liste Newsletter o DEM con tracciamento;
• i contatti per cui manca evidenza della liceità degli invii, che non vanno usati finché la situazione non è chiarita.

Configurazione comune a tutte le liste

3.1 Proprietà della lista

Percorso: Configurazioni › Impostazioni lista › Proprietà › Generali

1. In Nome lista indicare la tipologia, ad esempio “Newsletter”, “DEM”, “Transazionali”, “Servizio”. Le liste dedicate ai flussi in deroga lo indicano nel nome, ad esempio “Transazionali – Sicurezza”.
2. In Ragione sociale indicare l'organizzazione titolare dell'invio.
3. In Tipologia invii scegliere “Newsletter informative” per la Newsletter, “Pubblicità / Dem” per la DEM, “Transazionali” per le liste Transazionali e Servizio. Questa impostazione serve solo a confrontare le statistiche con quelle del settore: non cambia il tracciamento.

[Figura 1 – Proprietà generali della lista e Tipologia invii]

3.2 Attivare o disattivare il tracciamento sulla lista

Percorso: Configurazioni › Impostazioni lista › Proprietà › Generali › Avanzate › Tracciamento email, opzione “Abilita il tracciamento delle aperture”.

Secondo MailUp, se l'opzione è disattivata il pixel non viene inserito nei messaggi e non sono disponibili statistiche di apertura, nemmeno aggregate. Restano le statistiche di consegna.

Attenzione ai clic. L'opzione riguarda le aperture. Non è dimostrato che disattivi anche il tracciamento dei clic sui link, che MailUp registra per singolo destinatario. Il manuale MailUp (Proprietà generali) contiene inoltre una frase ambigua secondo cui aperture e link verrebbero tracciati anche con la funzione disabilitata. Finché il collaudo (Allegato A) e la risposta di MailUp (Allegato B) non lo chiariscono, “tracciamento spento” va inteso come “pixel di apertura spento”.

3.3 Informativa e link di disiscrizione

L'informativa sul tracciamento va resa prima di avviarlo: nel modulo di iscrizione o raccolta del consenso, o con una comunicazione dedicata per i contatti già iscritti. In tutte le liste il footer contiene inoltre il link all'informativa privacy del mittente, aggiornata con le informazioni sul tracciamento.

Nelle liste Newsletter e DEM il link Disiscriviti è sempre presente. Per Transazionali e Servizio la sua presenza va verificata. MailUp raccomanda di inserirlo sempre per evitare segnalazioni di abuso. I messaggi inviati con SMTP+ hanno invece una gestione automatica delle disiscrizioni. D'altra parte, una disiscrizione non deve impedire l'invio di comunicazioni dovute. Il punto va chiarito con MailUp (Allegato B) e con il DPO o il referente privacy prima della messa in produzione.

Lista 1 - Newsletter

Cosa si invia: aggiornamenti, contenuti informativi, comunicazioni aziendali, materiali editoriali. Se la newsletter promuove prodotti o servizi è una DEM e va inviata dalla lista 2.

Tracciamento: il tracciamento individuale richiede il consenso. Senza consenso il Garante ammette solo statistiche anonimizzate in modo da «non consentire misurazioni personalizzate». A tal fine suggerisce un pixel uguale per tutti i destinatari della campagna e l'anonimizzazione di IP e client. Con le impostazioni predefinite MailUp registra invece le aperture del singolo destinatario, come mostra il test.

[Figura 2 – Newsletter con impostazioni predefinite: aperture registrate per singolo destinatario]

Si applica una delle configurazioni seguenti:

Come scelta organizzativa, i messaggi automatici legati alla newsletter (benvenuto, follow-up dopo l'iscrizione) seguono le regole di questa lista. Non si tratta di una classificazione imposta dal Garante, che li cita tra i messaggi automatici.

Lista 2 - DEM (Direct Email Marketing)

5.1 Chi può essere inserito e chi può essere tracciato

Nella lista DEM si inseriscono solo contatti con una base valida per ricevere comunicazioni promozionali. La prima è il consenso marketing (art. 130, commi 1 e 2, Codice). La seconda è il soft spam (art. 130, comma 4), che richiede tutte queste condizioni: l'indirizzo è stato fornito dal cliente nel contesto della vendita di un prodotto o servizio; la comunicazione promuove prodotti o servizi propri e analoghi a quelli venduti; il cliente è stato adeguatamente informato e può opporsi in modo agevole e gratuito, sia al momento della raccolta sia in ogni comunicazione. Non va dato per scontato che tutti i prodotti del mittente siano analoghi tra loro: la verifica spetta a una procedura interna. Il soft spam, di per sé, non autorizza il pixel. Il tracciamento individuale è ammesso solo per chi ha prestato un consenso che comprende il tracciamento e non l'ha revocato. Se nella stessa lista ci sono contatti in soft spam o con un consenso che non copre il tracciamento, il tracciamento va disattivato sulla lista oppure questi contatti vanno in una lista DEM separata, senza tracciamento.

Trattamenti preesistenti. Il mittente deve scegliere e documentare una delle due strade. La prima è applicare il regime transitorio (paragrafo 2) ai trattamenti già in corso con un valido presupposto giuridico: elenca i flussi ammessi, aggiorna l'informativa e attiva la revoca entro il 29 ottobre 2026. La seconda è adottare una regola interna più restrittiva, che richiede comunque un consenso documentato al tracciamento. La valutazione dei trattamenti preesistenti non va confusa con quella dei nuovi iscritti, per i quali vale sempre il regime ordinario.

Come scelta organizzativa, i messaggi automatici legati alla DEM (benvenuto, follow-up) seguono le regole di questa lista.

5.2 Le due scelte del destinatario e cosa fa MailUp

In ogni DEM il destinatario deve trovare due scelte distinte:

• Disiscriviti: smette di ricevere le DEM.
• Revoca tracciamento: continua a ricevere le DEM senza tracciamento individuale.

Cosa succede dopo la revoca, distinguendo le fonti (verifica del 06/10/2026, da confermare sulla console in uso):

La revoca riguarda i trattamenti basati sul consenso (Newsletter e DEM). Non si estende automaticamente ai flussi delle liste Transazionali e Servizio in deroga: il mittente può comunque decidere di disattivare anche quelli per il destinatario che lo chiede. La scelta vale per singola lista. Se un cliente chiede di non essere tracciato in nessuna comunicazione basata sul consenso, l'operatore disattiva il tracciamento in ciascuna di quelle liste dalla scheda del destinatario (etichetta Opzioni).

5.3 Cosa fare dopo la revoca

Le liste Newsletter e DEM con tracciamento attivo partono da iscritti che hanno tutti prestato il consenso al tracciamento. Quando un destinatario revoca, il mittente deve applicare una delle due procedure seguenti, scelta in anticipo e descritta nelle proprie istruzioni interne:

Finché il trattamento residuo della procedura A non è chiarito, la procedura B è quella più prudente.

5.4 Configurare il Centro preferenze

Percorso: Database building › Centro preferenze

1. In Proponi l'iscrizione a una o più liste aggiungere con “Aggiungi/Rimuovi liste” la lista DEM (e la Newsletter, se ha il tracciamento attivo). Con l'icona matita assegnare a ciascuna un nome e una descrizione comprensibili per il cliente.
2. Nella stessa finestra le opzioni frequenza di ricezione e periodo di pausa possono restare disattivate.
3. Nella sezione Consenti l'interruzione del tracciamento statistico selezionare le stesse liste in “Permetti la sospensione del tracciamento delle attività del destinatario per le liste”.
4. Premere Salva.

[Figura 3 – Impostazioni della lista nel Centro preferenze]

[Figura 4 – Abilitazione dell'interruzione del tracciamento statistico per la lista]

5.5 Inserire i link nel messaggio

Nel footer di ogni DEM inserire i link con i “link speciali” di MailUp, senza incollare indirizzi a mano:

[Figura 5 – DEM con i link “Revoca tracking” e “Disiscriviti”]

Cliccando su “Revoca tracking” il destinatario apre il Centro preferenze. Qui trova la propria iscrizione e la casella “Tracciamento dati statistici”: togliendo la spunta e salvando revoca il tracciamento e resta iscritto.

[Figura 6 – Il Centro preferenze visto dal destinatario]

5.6 Esito del test

Dopo la revoca, il destinatario che aveva revocato il tracciamento risulta con 0 aperture nel report del messaggio successivo. Il destinatario che si era disiscritto non compare più tra i destinatari.

[Figura 7 – Report dopo la revoca: il destinatario che ha revocato risulta con 0 aperture]

Il risultato è utile ma parziale: mostra solo cosa compare nel report. Inoltre Outlook blocca le immagini per impostazione predefinita, quindi il resoconto della prova deve precisare che durante la prova le immagini sono state scaricate. Altrimenti lo zero può dipendere dal client. Prima di mettere in produzione la lista va eseguito il collaudo dell'Allegato A.

Lista 3 - Email transazionali e messaggi automatici

Cosa si invia: tutti i messaggi transazionali pertinenti: conferme di registrazione, attivazione di servizi, notifiche di operazioni, conferme d'ordine, credenziali temporanee, cambio password, risposte a richieste privacy. Nessun contenuto promozionale.

Tracciamento: spento sulla lista. A parte le statistiche effettivamente anonimizzate, il Garante ammette il tracciamento individuale di questi messaggi senza consenso solo quando è collegato a misure di sicurezza che interessano il processo di autenticazione, ad esempio per verificare che il messaggio sia «effettivamente aperto su un terminale noto per appartenere all'utente interessato». La registrazione standard delle aperture di MailUp non dimostra, da sola, che sia stata implementata una misura di questo tipo.

1. Usare la lista Transazionali per tutti i messaggi transazionali, con il tracciamento delle aperture disattivato (paragrafo 3.2).
2. Se un flusso di sicurezza o autenticazione richiede davvero il pixel, compilare la scheda dell'Allegato C e farla approvare dal DPO o dal referente privacy.
3. Solo dopo l'approvazione, creare per quel flusso una lista dedicata (ad esempio “Transazionali – Sicurezza”) con il tracciamento attivo e la configurazione autorizzata, e inviare da lì solo i messaggi di quel flusso.
4. Inserire nel footer il link all'informativa privacy e verificare la presenza del link di disiscrizione (paragrafo 3.3).

Invii con SMTP+. Se i messaggi transazionali partono da applicazioni tramite SMTP+ (Configurazioni › Impostazioni lista › SMTP+), MailUp produce statistiche dettagliate per singolo destinatario. Le impostazioni di tracciamento di questo canale vanno verificate con il collaudo (Allegato A) e con MailUp (Allegato B).

Lista 4 - Email di servizio

Cosa si invia: comunicazioni che il mittente è tenuto a inviare: modifiche contrattuali, comunicazioni periodiche, termini di servizio, informative privacy, indicazioni contro phishing e frodi, notifiche di incidenti di sicurezza, campagne istituzionali informative, promemoria di scadenze e adempimenti contrattuali. L'elenco è indicativo: che una comunicazione sia davvero dovuta (ad esempio un avviso su phishing o un promemoria di scadenza) va verificato per il singolo flusso, come nella scheda dell'Allegato C.

Tracciamento: spento sulla lista. A parte le statistiche effettivamente anonimizzate, il Garante ammette il tracciamento individuale senza consenso per i messaggi che il titolare ha «l'obbligo giuridico di inoltrare» e «rispetto ai quali rilevi l'effettiva presa di conoscenza del destinatario». Il semplice interesse del mittente a sapere se il messaggio è arrivato non basta.

1. Usare la lista Servizio per tutte le comunicazioni dovute, con il tracciamento delle aperture disattivato (paragrafo 3.2).
2. Se per un flusso rileva davvero la presa di conoscenza, compilare la scheda dell'Allegato C e farla approvare dal DPO o dal referente privacy.
3. Solo dopo l'approvazione, creare per quel flusso una lista dedicata (ad esempio “Servizio – Riscontro”) con il tracciamento attivo, e inviare da lì solo le comunicazioni di quel flusso.
4. Inserire nel footer il link all'informativa privacy e verificare la presenza del link di disiscrizione (paragrafo 3.3).

Contenuti misti. Se a una comunicazione dovuta si vuole affiancare un'offerta, si fanno due invii separati. La parte dovuta parte dalla lista Servizio verso tutti i destinatari. L'offerta parte dalla lista DEM, solo verso chi ha una base valida per riceverla.

Il riscontro dato dal pixel è un indizio di apertura, non una prova di lettura. Non sostituisce le modalità di comunicazione previste dalla normativa di settore quando serve la prova della ricezione.

SMS e RCS

Le Linee guida del Garante riguardano la posta elettronica. Anche i link tracciati inviati con sistemi di messaggistica, però, registrano il comportamento del singolo destinatario. Secondo l'EDPB (Linee guida 2/2023) rientrano nell'art. 5, par. 3, della direttiva ePrivacy, recepito dall'art. 122 del Codice. La semplificazione del consenso unico prevista per i pixel nelle email non si estende quindi automaticamente a SMS e RCS: ogni uso va valutato con il DPO o il referente privacy.

SMS. Nella creazione di un SMS con link brevi, l'opzione “TRACCIA CLIC UNICI” è attiva per impostazione predefinita e traccia i clic per singolo destinatario. Disattivandola, i clic vengono contati solo a livello di campagna. Questo è necessario, ma non dimostra da solo che tutti i dati tecnici siano anonimizzati.

RCS. Le funzioni documentate per gli SMS non risultano documentate anche per gli RCS. Non va dato per scontato che esistano gli stessi controlli.

Fino alla verifica tecnica (Allegati A e B):

• SMS e RCS senza consenso specifico al tracciamento: usare link privi di identificativi individuali e di tracciamento comportamentale, cioè l'indirizzo della pagina in chiaro, senza abbreviazione o redirect di MailUp. Negli SMS disattivare anche “TRACCIA CLIC UNICI”.
• SMS e RCS promozionali: tracciamento per destinatario solo con un consenso che lo copra, da valutare con il DPO o il referente privacy. Nel messaggio va sempre indicato come disiscriversi.

Checklist prima di ogni invio

Allegato A - Collaudo tecnico

Da eseguire con il gruppo test prima di mettere in produzione ciascuna lista, conservando gli esiti (screenshot, HTML ricevuto, report).

Allegato C - Scheda di approvazione di un flusso con tracciamento in deroga

Da compilare per ogni flusso delle liste Transazionali o Servizio per cui si vuole attivare il tracciamento senza consenso. La scheda è approvata dal DPO o dal referente privacy e conservata dal mittente, ad esempio insieme al registro delle attività di trattamento.