Come Funziona il Sistema di Segnalazione WhistleBlowing IusPrivacy

1. Raccolta Delle Segnalazioni

Il Segnalante avvia le fasi di segnalazione nel rispetto del “Regolamento WhistleBlowing” adottato dal Titolare del Trattamento. Il Segnalante, mediante link, accessibile all’URL della specifica interfaccia configurata, posizionato nella parte bassa del sito web del Titolare del Trattamento, accede all'interfaccia della Piattaforma WhistleBlowing, appositamente predisposta e formula la Segnalazione.

Il Segnalante può, mediante l’interfaccia della Piattaforma:

• formulare la Segnalazione, indicando i propri dati personali identificativi e recapiti o, in alternativa, può formulare una Segnalazione in forma anonima;
• inserire nel dettaglio le condotte illecite dei quali è venuto a conoscenza nell’ambito delle proprie mansioni, rispondendo agli elementi richiesti dalla Piattaforma WhistleBlowing utili all’accertamento della segnalazione o, in alternativa, registrare e trasmettere un file audio in cui è descritta la violazione;
• indicare eventuali soggetti e fornire ogni altro elemento che possa contribuire al riscontro certo di quanto segnalato, anche mediante la trasmissione di documentazione (allegati);
• accedere, mediante specifica password fornita al momento dell’inserimento, alla segnalazione in precedenza inserita al fine di consultare lo stadio di avanzamento della violazione comunicata e/o leggere/scrivere comunicazioni dal/al GdS autorizzato.

I dati personali raccolti al momento dell'inserimento della Segnalazione sono di seguito descritti:

2. Gestione delle segnalazioni

All’interno della Piattaforma WhistleBlowing il Gestore della Segnalazione può impostare:

• l’esito della Segnalazione come uno delle seguenti ipotesi: Consegnata, Presa in Carico, Respinta, Fondata e Infondata;
• lo stato della Segnalazione: Da Esaminare, In Corso di Esame, Richieste Informazioni, Esame Concluso.

Il GdS (Gestore della Segnalazione) accede, periodicamente o perché notificato dal sistema di alert email, alla Piattaforma WhistleBlowing con le proprie credenziali di accesso, effettuando una doppia autenticazione tramite OTP trasmesso alla propria casella email.

Segnalazione Consegnata - Quando il WhistleBlower inserisce una segnalazione questa viene annotata automaticamente come “Consegnata”; la Piattaforma provvede a fornire al WhistleBlower un messaggio con l’esito della corretta ricezione della Segnalazione (ricevuta di segnalazione), nella disponibilità ed esclusiva custodia del Segnalante, da utilizzare come password per la consultazione successiva della stessa.

Segnalazione Presa in Carico - Il GdS consulta la Segnalazione ricevuta impostandola, quando presenta elementi attendibili, come “Presa in Carico”; quando la Segnalazione è presa in carico la Piattaforma WhistleBlowing genera un “Avviso di Ricevimento” (codice alfanumerico) . Il Segnalante può prendere cognizione dell’Avviso di Ricevimento accedendo, mediante la propria password di accesso (“Ricevuta di Segnalazione”), alla Segnalazione verificando lo stato di quest’ultima.

Il Segnalante potrà, accedendo al sistema, esaminare in qualsiasi momento lo stato della segnalazione trasmessa.

Qualora la Segnalazione venisse considerata attendibile e “Presa in Carico”, il GdS svolge tutte le attività di indagine che consistono nell’accertamento dei fatti segnalati tramite la valutazione degli elementi raccolti nella Segnalazione nonché l’acquisizione di ulteriori informazioni utili per un effettivo riscontro dei fatti al fine di stabilire se siano presenti i requisiti di fondatezza dell’illecito segnalato e assicurata la riservatezza dell’identità del Segnalante.
Il Gestore della Segnalazione provvede:

• all’inoltro della pratica e dei relativi esiti dell'indagine alla direzione aziendale di competenza, affinché possa determinare ed adottare le misure di intervento adeguate;
• ad informare il Segnalante che è in corso un’indagine impostando lo stato della lavorazione come “in Corso di Esame”; o in alternativa “Richieste Informazioni" qualora il GdS richieda ulteriori informazioni al Segnalante.

Il GdS può individuare e avvalere di strutture interne e/o esterne al Titolare del Trattamento, le quali si attivano prontamente nelle attività di supporto, nel rispetto dei principi di tutela e riservatezza.

Segnalazione Respinta - Se la segnalazione non presenta elementi tali da poter proseguire con la fasi successive, in quanto non rientra nel perimetro oggettivo di riferimento della normativa WhistleBlowing, il GdS imposta la Segnalazione come “Respinta” fornendo specifiche informazioni al Segnalante sulla non pertinenza della Segnalazione trasmessa.

Segnalazione Fondata - Se le attività di indagine dovessero accertare effettive condotte illecite la Direzione adotterà le azioni adeguate come previste dal Regolamento WhistleBlowing adottato dal Titolare del Trattamento. Il GdS provvede ad annotare all’interno della Piattaforma WhistleBlowing la motivazione ad impostare la Segnalazione come “Fondata” e lo stato di lavorazione come “Esame Concluso” qualora siano terminate tutte le attivit .

Segnalazione Infondata - Se le attività di indagine non dovessero accertare le condotte illecite raccolte nella Segnalazione la Direzione adotterà le azioni adeguate come previsto dal Regolamento WhistleBlowing adottato dal Titolare del Trattamento. Il GdS provvede ad annotare all’interno della Piattaforma WhistleBlowing la motivazione, ad impostare la Segnalazione come “Infondata” e lo stato di lavorazione come “Esame Concluso” qualora siano terminate tutte le attività.

Il D. Lgs. 24 / 2023 dispone che il GdS debba fornire un riscontro al Segnalante, entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento o - in mancanza di tale avviso - entro tre mesi dalla data di scadenza del termine di sette giorni per tale avviso.

Al riguardo, è opportuno specificare che non è necessario concludere l’attività di accertamento entro i tre mesi, considerando che possono sussistere fattispecie che richiedono, ai fini delle verifiche, un tempo maggiore. Pertanto, si tratta di un riscontro che, alla scadenza del termine indicato, può essere definitivo se l’istruttoria è terminata oppure di natura interlocutoria sull’avanzamento dell’istruttoria, ancora non ultimata.
Pertanto, alla scadenza dei tre mesi, il gestore della segnalazione può comunicare al segnalante:

• l’avvenuta archiviazione della segnalazione, motivandone le ragioni;
• l’avvenuto accertamento della fondatezza della segnalazione e la sua trasmissione agli organi interni competenti;
• l’attività svolta fino a questo momento e/o l’attività che intende svolgere.

In tale ultimo, caso è consigliabile comunicare alla persona segnalante anche il successivo esito finale dell’istruttoria della segnalazione (archiviazione o accertamento della fondatezza della segnalazione con trasmissione agli organi competenti), in linea con le LG ANAC.

§

Al fine di consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo assicurandone la tracciabilità, tutta la documentazione raccolta viene archiviata, a cura del competente Gestore della Segnalazione, all’interno della stessa Piattaforma, garantendo la riservatezza della documentazione acquisita attraverso un sistema di protezione e criptatura dei dati, accessibile solo al GdS e al suo Team.

3. Cancellazione delle segnalazioni

Il termine di conservazione è stabilito in 5 anni dal termine della procedura di valutazione della Segnalazione raccolta. Tale periodo è stato individuato prendendo a riferimento quanto espresso dall’Art.14 del D. Lgs n. 24 / 2023.

Rimane salva la facoltà del Titolare del Trattamento di utilizzare, sia per le Fondate, sia per quelle Infondate, le informazioni raccolte con la Segnalazione per azionare la difesa dei diritti in sede giudiziaria e/o dar luogo a eventuali procedimenti disciplinari.