Il regolamento non si esprime sui requisiti temporali (né sui metodi) che si applicano alla comunicazione delle modifiche delle informazioni precedentemente fornite all’interessato ai sensi dell’articolo 13 o 14 (escludendo un’ulteriore finalità prevista per il trattamento, nel qual caso, conformemente all’articolo 13, paragrafo 3, e all’articolo 14, paragrafo 4, le corrispondenti informazioni devono essere comunicate prima di iniziare l’ulteriore trattamento - si veda il paragrafo 45). Tuttavia, come sopra evidenziato nel contesto della tempistica per la fornitura d’informazioni di cui all’articolo 14, il titolare del trattamento deve tenere nuovamente conto dei principi di correttezza e responsabilizzazione, in termini di ragionevoli aspettative dell’interessato o di potenziale impatto della modifica sullo stesso. Se la modifica apportata alle informazioni è indicativa di un cambiamento fondamentale della natura del trattamento (ad es. ampliamento delle categorie di destinatari o introduzione di trasferimenti a un paese terzo) o di un cambiamento che, senza essere necessariamente fondamentale in termini di trattamento, può avere rilevanza e impatto sull’interessato, le informazioni in tal senso dovrebbero essere fornite all’interessato con largo anticipo sull’effettiva efficacia della modifica e il metodo utilizzato per segnalare la modifica all’interessato dovrebbe essere esplicito ed efficace. L’obiettivo è che l’interessato non si “perda” la modifica e che disponga di un termine ragionevole per a) valutare la natura e l’impatto della modifica e b) esercitare i diritti di cui gode in virtù del regolamento in relazione alla modifica stessa (ad es., revoca del consenso od opposizione al trattamento).
Il titolare del trattamento dovrebbe valutare con attenzione le circostanze e il contesto di ogni situazione qualora si renda necessario un aggiornamento delle informazioni finalizzate alla trasparenza, considerando tra l’altro il potenziale impatto delle modifiche sull’interessato e la modalità utilizzata per comunicarle, ed essere in grado di dimostrare che il periodo intercorso tra la comunicazione delle modifiche e la loro efficacia rispetta il principio di correttezza nei confronti dell’interessato. Inoltre, la posizione del Gruppo è che, coerentemente con il principio di correttezza, nel comunicare le modifiche agli interessati il titolare del trattamento debba anche spiegare quale sarà il probabile impatto su di essi. In ogni caso, la conformità ai requisiti di trasparenza non “sdogana” la situazione in cui le modifiche apportate al trattamento sono a tal punto rilevanti da snaturarlo. Il Gruppo sottolinea che tutte le altre norme del regolamento, incluse quelle relative all’ulteriore trattamento incompatibile, continuano a trovare applicazione a prescindere dalla conformità agli obblighi di trasparenza.
Anche quando le informazioni finalizzate alla trasparenza (ad es. contenute in una dichiarazione/informativa sulla privacy) non cambiano sostanzialmente, è probabile che gli interessati che utilizzano un servizio da molto tempo non rammentino le informazioni loro fornite all’inizio a norma dell’articolo 13 e/o 14. Il Gruppo raccomanda al titolare del trattamento di agevolare agli interessati un facile accesso continuativo alle informazioni, così che possano riacquisire familiarità con la portata del trattamento dei dati. Secondo il principio di responsabilizzazione, il titolare del trattamento dovrebbe valutare anche se, e a quali intervalli, sia appropriato inviare un promemoria esplicito agli interessati riguardo alla dichiarazione/informativa sulla privacy e al luogo in cui trovarla.
