Prima di fornire una definizione di sistema informativo pensiamo alle attività aziendali come eventi che si susseguono, in ordine temporale, al fine di raggiungere gli obiettivi aziendali.
Ogni evento genera uno o più dati. Il concetto di dato è diverso da quello dell’informazione: il dato esprime in genere la misurazione di un evento, un fatto oggettivo espresso in numeri o parole; l’informazione, diversamente dal dato, è ottenuta mediante l’elaborazione, o meglio interpretazione, di uno o più dati ed assume un significato specifico per il soggetti/o a cui è destinato.
L’informazione può essere intesa anche come una regola in grado di disciplinare l’accadimento di un determinato evento.
Le informazioni quindi sono, da un lato la fotografia degli eventi avvenuti all’interno dell’azienda, dall’altro sono regole che obbligano lo svolgimento delle attività aziendali secondo criteri ben precisi; come lo spartito musicale descrive l’esecuzione di un brano, le informazioni relative alle procedure ed istruzioni del sistema informativo impongono agli operatori l’esecuzione delle attività aziendali secondo schemi ben precisi.
Il sistema informativo aziendale può essere definito come l’insieme:
delle procedure ed istruzioni, incorporate all’interno del sistema informativo stesso, pianificate dall’alta direzione al fine del raggiungimento degli obiettivi delle imprese;
delle attività condotte dall’impresa;
delle risorse tecnologiche hardware e software;
delle persone preposte alla gestione delle informazioni.
La gestione delle informazioni comprende quindi le seguenti attività:
definizione delle procedure ed istruzioni da incorporare nel sistema informativo per il raggiungimento degli obiettivi aziendali;
acquisizione dei dati;
elaborazione dei dati al fine di produrre informazioni;
trasmissione dei dati e delle informazioni;
presentazione delle informazioni.
Le operazioni svolte dal sistema informativo possono essere classificate in base alle esigenze di ogni attore dell’organizzazione aziendale secondo uno schema che prende il nome dal suo autore: Piramide di Anthony.
La Piramide di Anthony è stata creata con l'obiettivo di classificare le attività eseguite identificando così il ruolo dei sistemi informativi.
Possiamo distinguere le seguenti 3 attività distinte:
Attività strategica: Questa attività consiste nella definizione della mission aziendale e dei conseguenti obiettivi strategici, nonché nella scelta delle risorse necessarie per il conseguimento degli obiettivi aziendali e delle strategie da adottare;
Attività tattiche: Le attività tattiche consistono nella programmazione delle risorse disponibili e nel controllo del conseguimento dei corrispondenti risultati in termini di efficienza ed efficacia. A questa categoria appartengono le cosiddette attività di programmazione e controllo, che vanno dalla definizione e analisi dei budget, alla contabilità industriale, alla stesura dei piani di produzione, all’implementazione dei blocchi di sistemi per la riduzione del rischio aziendale comprese le frodi;
Attività operative: Le attività operative corrispondono in generale alla conduzione a regime dell’insieme delle attività dell’organizzazione. Ne sono un esempio le telefonate di un agente di vendita ai suoi clienti, la predisposizione di una fattura, la spedizione di un prodotto, l’assemblaggio di componenti in un reparto produttivo.
Gli attori che si collocano all’interno di questa piramide, hanno esigenze diverse circa le informazioni che devono essere esaminate:
L’alta direzione richiede informazioni analitiche di sintesi, magari con l’ausilio di supporto grafici, in grado di fornire in modo semplice ed immediato, l’andamento dell’attività aziendale o delle singole attività e/o settori; possono riguardare anche stime o proiezioni di potenziali attività da implementare;
Le direzioni funzionali necessitano di dati aggregati sintetici in genere su elaborati predisposti ripetitivi;
Il personale esecutivo non richiede l’impiego di dati sintetici ma bensì di dati analitici possibilmente forniti in tempo reale.
Sullo schema precedente ogni tipo di software appare con il suo acronimo; per ogni attore dell’organizzazione sono disponibili quindi set di software specifici per la specifica esigenza.
Per il sottosistema direzionale sono disponibili software del tipo:
KMS, Knowledge Management System (sistemi di gestione della conoscenza) consistenti in strumenti software in grado di ricercare l'identificazione e l’istituzione di tutte le attività relative all’impresa;
BI, Business Intelligence, cioè strumenti software in grado di fornire un supporto alle decisioni.
Per il sottosistema operativi sono disponibili software del tipo:
ERP, Enterprise resource planning, letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa" è un sistema di gestione che integra tutti i processi di business rilevanti di un'azienda dagli ordini alla fatturazione, dalle paghe al bilancio, dal magazzino alla contabilità;
SCM, Supply chain management, gestione della catena di distribuzione, è sistema di gestione della catena di fornitura, sia per l’acquisto che per le vendite in grado di velocizzare trasmissione degli ordini, ottimizzando le scorte di magazzino, controllo dei processi di consegna;
CRM, Customer relationship management, supportano le attività di contatto con i clienti, registrano le relazioni storiche con i clienti, forniscono strumenti di marketing e di customer service;
BI, KMS possono fornire supporto alle attività operative dell’impresa come per esempio i dati aggregati della concorrenza o di uno specifico concorrenza compresi i livelli di solvibilità.
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