Ogni titolare del trattamento e, ove applicabile, il suo rappresentante tengono un registro delle attività di trattamento svolte sotto la propria responsabilità.
La tenuta del registro del trattamento costituisce un adempimento formale, sostitutivo, nell'ordinamento italiano, l'obbligo di notificare il trattamento all'Autorità Garante.
La tenuta del registro del trattamento è collegato alla valutazione di impatto privacy ed è funzionale alla definizione delle misure di sicurezza dei trattamenti.
Il coordinamento sistematico dei vari adempimenti consente di privarli di corsia sia presentimento burocratico, inserendo il logiche di programmazione e di audit interno.
Tale registro contiene tutte le seguenti informazioni:
il nome e i dati di contatto del titolare del trattamento e, ove applicabile, del contitolare del trattamento, del rappresentante del titolare del trattamento e del responsabile della protezione dei dati;
le finalità del trattamento;
una descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali;
le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, compresi i destinatari di paesi terzi od organizzazioni internazionali;
ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un'organizzazione internazionale, compresa l'identificazione del paese terzo o dell'organizzazione internazionale e, per i trasferimenti di cui al secondo comma dell'articolo 49, la documentazione delle garanzie adeguate;
ove possibile, i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati;
ove possibile, una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative.
I registri di cui ai paragrafi 1 e 2 sono tenuti in forma scritta, anche in formato elettronico.
Su richiesta, il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento e, ove applicabile, il rappresentante del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento mettono il registro a disposizione dell'autorità di controllo.
L’obbligo della tenuta del registro non si applica alle imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti, a meno che il trattamento che esse effettuano possa presentare un rischio per i diritti e le libertà dell'interessato, il trattamento non sia occasionale o includa il trattamento di categorie particolari di dati di cui all'articolo 9, paragrafo 1, o i dati personali relativi a condanne penali e a reati di cui all'articolo 10.
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