Secondo il considerando 171 del regolamento, laddove il trattamento sia già in corso prima del 25 maggio 2018, il titolare del trattamento dovrebbe garantirne la conformità agli obblighi di trasparenza alla data del 25 maggio 2018 (così come a tutti gli altri obblighi previsti dal regolamento). Ciò significa che prima del 25 maggio 2018 il titolare del trattamento dovrebbe revisionare tutte le informazioni fornite agli interessati riguardo al trattamento dei dati personali che li riguardano (ad esempio in dichiarazioni/informative sulla privacy, ecc.), al fine di garantire l’adempimento degli obblighi di trasparenza esaminati nelle presenti linee guida. In caso di modifiche o aggiunte a tali informazioni, il titolare del trattamento dovrebbe esplicitare agli interessati che esse discendono dall’esigenza di conformarsi al regolamento. Il Gruppo raccomanda di portare tali modifiche o aggiunte attivamente all’attenzione degli interessati, ma il titolare del trattamento dovrebbe perlomeno mettere le informazioni a disposizione del pubblico (ad es. sul suo sito web). Se sono di carattere materiale o sostanziale, in linea con i paragrafi 29-32 infra le modifiche o le aggiunte dovrebbero tuttavia essere portate attivamente all’attenzione dell’interessato.
Quando il titolare del trattamento la rispetta, la trasparenza consente agli interessati di imputare la responsabilità al titolare e al responsabile del trattamento e di esercitare il controllo sui dati personali che li riguardano, ad esempio dando o revocando il consenso informato e attivando i loro diritti di interessati. Nel regolamento il concetto di trasparenza non è legalistico, ma piuttosto incentrato sull’utente e si concreta in vari articoli contenenti gli specifici obblighi imposti ai titolari e ai responsabili del trattamento.
Gli obblighi concreti (d’informazione) sono indicati negli articoli 12-14 del regolamento. A ogni modo, la qualità, l’accessibilità e la comprensibilità delle informazioni sono altrettanto importanti del contenuto effettivo delle informazioni finalizzate alla trasparenza che devono essere fornite agli interessati.
Gli obblighi di trasparenza imposti dal regolamento si applicano a prescindere dalla base giuridica del trattamento e per tutto il ciclo di vita dello stesso. Ciò risulta chiaro dall’articolo 12, il quale stabilisce che la trasparenza si applica nelle seguenti fasi del ciclo di trattamento dei dati:
• prima o all’inizio del ciclo di trattamento dei dati, vale a dire quando i dati personali sono raccolti presso l’interessato od ottenuti in altro modo;
• nell’arco dell’intero ciclo di vita del trattamento, ovvero nella comunicazione con gli interessati sui loro diritti;
• in momenti specifici in cui il trattamento è in corso, ad esempio quando si verifica una violazione di dati oppure in caso di modifica rilevante del trattamento.
