L’articolo 12, paragrafo 1, prevede specificamente che le informazioni possano essere fornite oralmente su richiesta dell’interessato, purché sia comprovata con altri mezzi l’identità di questi. In altre parole, il mezzo impiegato dovrebbe andare oltre il semplice fatto di basarsi sull’affermazione con cui l’interessato sostiene di essere una determinata persona e dovrebbe consentire al titolare del trattamento di identificare l’interessato con sufficiente certezza. L’obbligo di verificare l’identità dell’interessato prima di fornire informazioni oralmente si applica soltanto alle informazioni relative all’esercizio dei diritti di cui agli articoli 15-22 e all’articolo 34 da parte di uno specifico interessato. Questo prerequisito della comunicazione d’informazioni orali non può applicarsi alla fornitura delle informazioni generali sulla privacy, prevista agli articoli 13 e 14, dal momento che le informazioni richieste da detti articoli devono essere accessibili anche ai futuri utenti/clienti (la cui identità il titolare del trattamento non sarebbe in grado di verificare). Pertanto, le informazioni necessarie ai sensi degli articoli 13 e 14 possono essere fornite oralmente senza che il titolare del trattamento richieda la prova dell’identità dell’interessato.
La fornitura orale delle informazioni richieste dagli articoli 13 e 14 non implica necessariamente che le informazioni orali siano fornite individualmente (vale a dire di persona o al telefono). Possono essere fornite informazioni orali automatizzate in aggiunta a mezzi scritti. Può essere il caso, ad esempio, per le persone con disabilità visive nell’interazione con fornitori di servizi della società dell’informazione o nel contesto dei dispositivi smart senza schermo richiamati al paragrafo 19. Se il titolare del trattamento ha scelto di fornire informazioni all’interessato oralmente o se questi richiede la fornitura d’informazioni o comunicazioni orali, il Gruppo reputa che il titolare del trattamento debba consentire all’interessato di riascoltare messaggi preregistrati. È obbligatorio procedere in tal senso qualora la richiesta d’informazioni orali si riferisca a interessati con disabilità visive o ad interessati che possano incontrare difficoltà nell’accesso o nella comprensione delle informazioni scritte. Il titolare del trattamento dovrebbe altresì provvedere a conservare traccia e a poter dimostrare (ai fini della rispondenza al requisito di responsabilizzazione): i) la richiesta di fornire informazioni oralmente, ii) il metodo con cui è stata verificata l’identità dell’interessato (ove applicabile – si veda il paragrafo 20) e iii) il fatto che le informazioni sono state fornite all’interessato.
