Se le informazioni sono scritte (e, nel caso in cui le informazioni scritte siano fornite oralmente, o con metodi audio/audiovisivi, fra l’altro per interessati con disabilità visive), si devono seguire le migliori prassi per una scrittura chiara. Un analogo requisito linguistico (di un “linguaggio chiaro e comprensibile”) è stato precedentemente utilizzato dal legislatore dell’Unione europea; ad esso è fatto esplicito riferimento nel considerando 42 del regolamento in relazione al consenso. Il fatto che il linguaggio debba essere semplice e chiaro significa che le informazioni dovrebbero essere fornite nel modo più semplice possibile, evitando frasi e strutture linguistiche complesse. Le informazioni dovrebbero essere concrete e certe, non dovrebbero essere formulate in termini astratti o ambigui né lasciare spazio a interpretazioni multiple. In particolare dovrebbero risultare chiare le finalità e la base giuridica del trattamento dei dati personali.
Esempi di cattive prassi
Le espressioni seguenti non sono sufficientemente chiare con riferimento alle finalità del trattamento:
• “I tuoi dati personali potrebbero essere usati per sviluppare nuovi servizi” (non essendo chiaro quali siano i “servizi” o come i dati contribuiranno al loro sviluppo);
• “I tuoi dati personali potrebbero essere usati per finalità di ricerca” (non essendo chiaro a quale tipo di “ricerca” si faccia riferimento);
• “I tuoi dati personali potrebbero essere usati per offrire servizi personalizzati” (non essendo chiaro che cosa implichi la “personalizzazione”).
Esempi di buone prassi
• “Conserveremo lo storico dei tuoi acquisti e utilizzeremo i dati sui prodotti da te precedentemente acquistati per suggerirti altri prodotti che riteniamo siano di tuo interesse” (è chiaro quali tipi di dati saranno trattati, che l’interessato riceverà pubblicità mirata di prodotti e che i suoi dati personali saranno utilizzati a tal fine).
• “Conserveremo e valuteremo informazioni sulle tue recenti visite del nostro sito Internet e sul modo in cui navighi nelle sue diverse sezioni per finalità di analisi volte a comprendere come è usato il nostro sito, così da renderlo più intuitivo” (è chiaro quali tipi di dati saranno trattati e il tipo di analisi che effettuerà il titolare del trattamento).
• “Registreremo gli articoli del nostro sito da te consultati e useremo le informazioni così ottenute per inviarti, su questo sito Internet, pubblicità mirata che risponda ai tuoi interessi, da noi individuati sulla base degli articoli che hai letto” (è chiaro che cosa implica la personalizzazione e quali interessi attribuiti all’interessato sono stati individuati).
Si dovrebbe evitare l’uso di qualificatori linguistici come “può”, “potrebbe”, “alcuni”, “spesso” e “possibile”. Se il titolare del trattamento sceglie di usare un linguaggio vago, conformemente al principio di responsabilizzazione dovrebbe essere in grado di dimostrare il motivo per cui tale linguaggio è inevitabile e il motivo per cui non compromette la correttezza del trattamento. Paragrafi e frasi dovrebbero essere ben strutturati, utilizzando pallini e rientri per segnalare rapporti gerarchici. Si dovrebbe prediligere la forma attiva a quella passiva ed evitare l’uso eccessivo di costruzioni nominali. Le informazioni fornite all’interessato non dovrebbero contenere linguaggio o terminologia eccessivamente legalistica, tecnica o specialistica. Se le informazioni sono tradotte in una o più lingue, il titolare del trattamento dovrebbe accertare che tutte le traduzioni siano corrette e che, nella o nelle altre lingue, la fraseologia e la sintassi risultino comprensibili, in maniera tale da non costringere il lettore a decifrare o reinterpretare il testo tradotto (si dovrebbe fornire una traduzione in una o più lingue nel caso in cui il titolare del trattamento si rivolga a interessati che parlano tali lingue).
