La formazione del personale nel trattamento dei dati personali: obblighi di conformità tra GDPR e regolamento AI
Con l'entrata in vigore del Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR), la formazione del personale non è più un'opzione ma un obbligo di legge. La conformità normativa non si limita all'adozione di misure tecniche ed organizzative: è fondamentale che ogni collaboratore comprenda il proprio ruolo nella protezione dei dati personali. Molte violazioni nascono da errori umani, come ad esempio invii errati, credenziali compromesse, scarsa attenzione alle procedure e la formazione rappresenta un elemento chiave per la prevenzione.
Una formazione efficace consente di garantire la conformità normativa, evitando sanzioni; prevenire gli errori più comuni che mettono a rischio i dati; promuovere una cultura aziendale orientata alla privacy; rendere chiare le responsabilità individuali nel trattamento dei dati; intervenire tempestivamente in caso di incidenti, riducendo i danni.
Il quadro normativo di riferimento
Il sistema di protezione dei dati personali si fonda su un regime normativo di fonte europea diretto ad assicurare la corretta circolazione delle informazioni riferibili alla persona fisica, intese non solo quale bene economico, ma soprattutto quale oggetto di un diritto fondamentale riconosciuto dall'articolo 8 della Carta Europea dei Diritti fondamentali e dall'articolo 8 della Carta dei Diritti Fondamentali dell'Unione Europea.
Il GDPR stabilisce un sistema articolato di obblighi che coinvolgono direttamente la formazione del personale, configurando la preparazione dei soggetti incaricati del trattamento come elemento essenziale per garantire la protezione dei diritti e delle libertà degli interessati.
Gli obblighi di formazione nel GDPR
Il principio di responsabilizzazione (Accountability)
L'articolo 5, paragrafo 2, del GDPR stabilisce che "il titolare del trattamento è competente per il rispetto del paragrafo 1 e in grado di comprovarlo". Questo principio di responsabilizzazione (accountability) impone al titolare del trattamento di dimostrare attivamente la conformità alle norme sulla protezione dei dati, il che include necessariamente la formazione adeguata del personale.
Le misure tecniche e organizzative
L'articolo 24 del GDPR prevede che il titolare del trattamento metta in atto "misure tecniche e organizzative adeguate per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento è effettuato conformemente al presente regolamento". La formazione del personale rappresenta una delle misure organizzative fondamentali per assicurare la conformità normativa.
La Privacy by Design e by Default
L'articolo 25 del GDPR introduce i principi di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita. Come chiarito dalla Cassazione civile nell'ordinanza n. 28385 del 11 ottobre 2023, per l'adempimento di questo principio, "titolare e responsabile del dato devono essere proattivi e preventivi, valutando e predisponendo le misure tecniche ed organizzative idonee ad integrare nel trattamento le garanzie per la tutela dell'interessato". Queste misure "potranno comprendere diverse soluzioni: sia avanzate, come l'uso di sistemi di codifica; sia di semplice (ma non banale) applicazione, come la formazione di base del personale".
Le misure di sicurezza
L'articolo 32 del GDPR stabilisce che il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento devono mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. Il paragrafo 4 prevede espressamente che "il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento fanno sì che chiunque agisca sotto la loro autorità e abbia accesso a dati personali non tratti tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento".
Questo obbligo è rafforzato dall'articolo 29 del GDPR, che stabilisce che "il responsabile del trattamento, o chiunque agisca sotto la sua autorità o sotto quella del titolare del trattamento, che abbia accesso a dati personali non può trattare tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento".
Gli obblighi del Responsabile della Protezione dei Dati
L'articolo 39 del GDPR attribuisce al Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) il compito di "sorvegliare l'osservanza del presente regolamento, di altre disposizioni dell'Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati nonché delle politiche del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l'attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo".
L'articolo 38, paragrafo 2, del GDPR stabilisce inoltre che il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento devono sostenere il DPO "fornendogli le risorse necessarie per assolvere tali compiti e accedere ai dati personali e ai trattamenti e per mantenere la propria conoscenza specialistica".
Le norme vincolanti d'impresa
L'articolo 47 del GDPR prevede che le norme vincolanti d'impresa specifichino "l'appropriata formazione in materia di protezione dei dati al personale che ha accesso permanente o regolare ai dati personali".
La responsabilità per colpa di organizzazione
La giurisprudenza di legittimità ha chiarito che in tema di protezione dei dati personali, la responsabilità del titolare del trattamento è fondata sul concetto di "colpa di organizzazione", da intendersi in senso normativo come rimprovero derivante dall'inosservanza da parte dell'ente dell'obbligo di adottare le cautele organizzative e gestionali necessarie a prevenire la commissione degli illeciti, come stabilito dalla Cassazione civile nell'ordinanza n. 6642 del 6 marzo 2023.
Questa responsabilità si estende anche alla formazione del personale, poiché l'inadeguata preparazione dei soggetti incaricati del trattamento può determinare violazioni che comportano sanzioni significative. Come evidenziato dalla stessa pronuncia, l'esimente della buona fede non trova applicazione quando l'affidamento relativo alla liceità della condotta dipende dalla colpa consistita nella mancata verifica degli adempimenti richiesti in qualità di titolare del trattamento dei dati personali.
I contenuti della formazione
La formazione dei soggetti incaricati del trattamento deve essere strutturata in modo da fornire una conoscenza completa e operativa dei principi, dei diritti e delle misure di sicurezza previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). L’obiettivo è garantire che ogni persona autorizzata al trattamento dei dati personali sia consapevole delle proprie responsabilità e in grado di agire in conformità con la normativa.
Un primo ambito fondamentale riguarda i principi generali del trattamento dei dati personali, stabiliti dall’articolo 5 del GDPR. Gli incaricati devono comprendere che i dati devono essere trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti degli interessati, e utilizzati esclusivamente per finalità determinate, esplicite e legittime. È inoltre essenziale promuovere il principio di minimizzazione dei dati, ossia la raccolta e l’utilizzo di sole informazioni pertinenti e necessarie rispetto agli scopi del trattamento. Altrettanto importante è il principio di esattezza, che impone di mantenere i dati aggiornati, e quello di limitazione della conservazione, che vieta di conservarli oltre il tempo necessario al conseguimento delle finalità. Infine, deve essere garantita l’integrità e la riservatezza dei dati attraverso adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative.
Un secondo aspetto cruciale della formazione riguarda la conoscenza dei diritti degli interessati, disciplinati dal Capo III del GDPR. Gli incaricati devono essere in grado di riconoscere e gestire correttamente le richieste di esercizio dei diritti, come l’accesso, la rettifica, la cancellazione o la limitazione del trattamento. È importante che comprendano anche gli obblighi di risposta in capo al titolare del trattamento: come chiarito dal Tribunale civile di Torino, sentenza n. 5990 del 6 dicembre 2024, il titolare è tenuto a rispondere entro un mese dalla ricezione della richiesta, anche qualora non disponga di dati personali relativi all’interessato, fornendo in tal caso una risposta negativa motivata.
La formazione deve poi approfondire le misure di sicurezza previste dal GDPR, con particolare attenzione alle procedure di gestione degli incidenti di sicurezza (data breach). Gli incaricati devono essere istruiti su come riconoscere e segnalare tempestivamente eventuali violazioni dei dati personali, nonché sulle modalità di notifica all’autorità di controllo e agli interessati, quando necessario.
Infine, è essenziale che il personale sia formato sulla corretta gestione dei rapporti con soggetti terzi, in particolare con i responsabili del trattamento, come stabilito dall’articolo 28 del GDPR. Gli incaricati devono sapere che il responsabile è tenuto a garantire che tutte le persone autorizzate al trattamento dei dati personali abbiano sottoscritto un impegno alla riservatezza o siano vincolate da un adeguato obbligo legale di segretezza.
In sintesi, la formazione degli incaricati del trattamento non deve limitarsi a una trasmissione teorica delle norme, ma deve favorire una reale consapevolezza operativa, promuovendo comportamenti corretti, sicuri e conformi ai principi fondamentali della protezione dei dati personali.
Le sanzioni per la mancata formazione
Il sistema sanzionatorio del GDPR prevede sanzioni amministrative pecuniarie significative per le violazioni degli obblighi di formazione. L'articolo 83 del GDPR stabilisce sanzioni fino a 20 milioni di euro o fino al 4% del fatturato mondiale totale annuo dell'esercizio precedente, se superiore.
La giurisprudenza ha chiarito che il Garante per la protezione dei dati personali è legittimato a irrogare sanzioni amministrative pecuniarie anche ad autorità pubbliche e organismi pubblici, senza distinzioni quanto all'applicabilità delle sanzioni pecuniarie, come stabilito dalla Cassazione civile nell'ordinanza n. 28385 del 11 ottobre 2023.
Il coordinamento con il regolamento AI
Sebbene il Regolamento europeo sull’intelligenza artificiale (AI Act) non preveda, al momento, obblighi formativi espliciti in materia di protezione dei dati personali, è fondamentale riconoscere che l’utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale implica spesso il trattamento di grandi volumi di dati, inclusi dati personali e, in alcuni casi, anche categorie particolari di dati. Per questo motivo, la formazione del personale che utilizza, gestisce o sviluppa tali sistemi assume un ruolo essenziale nell’assicurare la conformità sia al GDPR sia al nuovo quadro regolatorio europeo sull’AI.
La formazione deve consentire al personale di comprendere i rischi e le responsabilità connessi ai trattamenti automatizzati, promuovendo un approccio consapevole e orientato alla tutela dei diritti degli interessati. In particolare, i programmi formativi dovrebbero approfondire aspetti come:
- la trasparenza e spiegabilità degli algoritmi utilizzati;
- la minimizzazione dei dati e la corretta gestione dei dataset di addestramento;
- la necessità di effettuare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) nei casi di trattamenti ad alto rischio;
- la tutela dei diritti degli interessati, incluso il diritto di non essere sottoposti a decisioni basate unicamente su processi automatizzati.
In questa prospettiva, la formazione diventa non solo un adempimento organizzativo, ma uno strumento strategico di prevenzione e responsabilizzazione, volto a garantire che lo sviluppo e l’utilizzo dei sistemi di intelligenza artificiale avvengano in modo etico, trasparente e conforme alle normative vigenti.
Le modalità di implementazione della formazione
La formazione, sia iniziale che continua, rappresenta un elemento fondamentale per garantire la conformità alle normative in materia di protezione dei dati personali e per assicurare che tutto il personale operi in modo consapevole e responsabile. Essa deve essere articolata su più livelli temporali e adattata alle diverse esigenze organizzative.
In primo luogo, è necessario prevedere una formazione iniziale, da erogare al momento dell’assunzione o dell’avvio dell’incarico, così da fornire ai nuovi collaboratori le conoscenze di base sui principi e sulle procedure aziendali in materia di privacy. A questa deve seguire una formazione periodica, finalizzata ad aggiornare le competenze del personale e ad assicurare il costante recepimento delle evoluzioni normative e tecnologiche. Inoltre, nei casi in cui vengano introdotti nuovi trattamenti di dati o implementate nuove tecnologie, è opportuno prevedere una formazione specifica, mirata a gestire correttamente i nuovi processi e i relativi rischi.
La formazione deve essere inoltre personalizzata in base ai ruoli e alle responsabilità ricoperte all’interno dell’organizzazione. Il personale operativo deve ricevere una formazione orientata ai principi fondamentali della protezione dei dati e alle procedure operative da seguire. I responsabili di settore necessitano invece di un approfondimento maggiore, con particolare attenzione agli aspetti giuridici e alle responsabilità manageriali. Il personale IT deve essere formato su tematiche tecniche, come le misure di sicurezza informatica e la gestione degli incidenti, mentre il personale commerciale deve acquisire competenze specifiche in materia di consenso, marketing diretto e profilazione.
Infine, è indispensabile garantire un’adeguata documentazione e tracciabilità delle attività formative. Devono essere mantenuti registri aggiornati delle presenze, dei contenuti dei corsi, delle valutazioni dell’apprendimento e degli eventuali aggiornamenti periodici. Tale documentazione costituisce una prova essenziale per dimostrare la conformità agli obblighi di accountability previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
Casi pratici dalla giurisprudenza
La giurisprudenza offre esempi significativi delle conseguenze della mancata formazione del personale. Nel caso esaminato dal Tribunale del lavoro di Firenze nella sentenza n. 1038 del 29 luglio 2025, un infermiere aveva diffuso dati sanitari identificabili dei pazienti in una nota sindacale, violando i principi di minimizzazione, proporzionalità e necessità del trattamento. Il Tribunale ha chiarito che "l'invio di una nota sindacale di diffida a vari destinatari, inclusi soggetti esterni all'Azienda [...] allegando copie di 5 schede operatorie contenenti dati personali e sanitari identificabili dei pazienti [...] e l'avere pertanto diffuso tali dati senza autorizzazione, senza anonimizzazione e senza rispettare i principi di minimizzazione e proporzionalità previsti dal GDPR, integra senza dubbio una condotta costituente illecito disciplinare".
Questo caso evidenzia l'importanza di una formazione specifica che chiarisca i limiti e le modalità corrette di trattamento dei dati personali, anche quando si agisce per finalità legittime come l'esercizio di diritti sindacali.
Conclusioni
La formazione del personale nel trattamento dei dati personali rappresenta un obbligo giuridico inderogabile e un elemento strategico per la conformità normativa. Il GDPR ha elevato la formazione da mera best practice a requisito essenziale per la protezione dei diritti e delle libertà degli interessati.
L'evoluzione tecnologica, inclusa l'introduzione di sistemi di intelligenza artificiale, rende ancora più cruciale una formazione continua e aggiornata del personale. Le organizzazioni devono investire in programmi formativi strutturati, personalizzati e documentati per evitare sanzioni significative e, soprattutto, per garantire una protezione effettiva dei dati personali.
La responsabilità per colpa di organizzazione stabilita dalla giurisprudenza rende chiaro che la mancata formazione del personale non può essere giustificata da ignoranza o buona fede, ma costituisce una violazione degli obblighi di diligenza professionale che può comportare conseguenze legali severe.
In questo contesto, la formazione non è solo un adempimento formale, ma uno strumento fondamentale per costruire una cultura aziendale orientata alla privacy e per garantire che ogni collaboratore diventi un presidio attivo nella protezione dei dati personali.
