Ai sensi dell’articolo 12, paragrafo 1, la fornitura d’informazioni o comunicazioni agli interessati avviene di regola in forma scritta (l’articolo 12, paragrafo 7, prevede inoltre che le informazioni siano fornite in combinazione con icone standardizzate; quest’aspetto è esaminato nella sezione sugli strumenti di visualizzazione ai paragrafi 49—53). Tuttavia, il regolamento consente anche l’utilizzo di altri mezzi non specificati, tra cui quelli elettronici. La posizione del Gruppo con riferimento ai mezzi elettronici scritti è la seguente: laddove il titolare del trattamento abbia un sito Internet (o operi, in tutto o in parte, tramite un sito Internet), è raccomandato l’uso di dichiarazioni/informative sulla privacy stratificate, che consentano ai visitatori del sito di consultare le sezioni particolari della dichiarazione/informativa sulla privacy di loro interesse (si vedano maggiori informazioni sulle dichiarazioni/informative sulla privacy stratificate ai paragrafi 35-37). Tutte le informazioni rivolte agli interessati dovrebbero comunque essere disponibili in un unico luogo o in un documento completo (in formato digitale o cartaceo), al quale essi possano accedere facilmente qualora intendano consultare nella loro interezza le informazioni di cui sono destinatari. Va rilevato che l’utilizzo dell’approccio stratificato per fornire informazioni agli interessati non è circoscritto ai mezzi elettronici scritti. Come esposto ai paragrafi 35, 36 e 38, può essere usato anche impiegando una combinazione di metodi al fine di garantire trasparenza in relazione al trattamento dei dati.
Ovviamente, l’utilizzo di dichiarazioni/informative sulla privacy digitali stratificate non è l’unico mezzo elettronico scritto cui i titolari del trattamento possono ricorrere. Altri mezzi elettronici includono pop-up contestuali “just-in-time”, notifiche touch 3D o hover-over e apposite dashboard. Gli strumenti elettronici non scritti che possono essere utilizzati in aggiunta alla dichiarazione/informativa sulla privacy stratificata potrebbero includere video e notifiche vocali su smartphone o IoT. Gli “altri mezzi” non necessariamente elettronici potrebbero comprendere, ad esempio, vignette, infografica o diagrammi. Se le informazioni finalizzate alla trasparenza sono dirette specificamente ai minori, il titolare del trattamento dovrebbe valutare quali tipi di misure possano essere accessibili in modo particolare ai minori (tra gli altri, ad es., fumetti/vignette, pittogrammi, animazioni, ecc.).
Un aspetto di fondamentale importanza è che il o i metodi scelti per fornire le informazioni siano adeguati alle circostanze, vale a dire la modalità di interazione tra il titolare del trattamento e l’interessato o la modalità di raccolta delle informazioni dell’interessato. Ad esempio, limitarsi a fornire le informazioni in formato elettronico scritto, come con una dichiarazione/informativa sulla privacy online, potrebbe non essere adeguato/non funzionare nel caso in cui il dispositivo che cattura i dati personali non ha uno schermo (ad es. dispositivi IoT/smart) per accedere al sito Internet/visualizzare le informazioni scritte. In tali casi dovrebbe essere preso in considerazione un ulteriore mezzo alternativo adeguato, ad esempio l’inserimento della dichiarazione/informativa sulla privacy in manuali di istruzioni cartacei oppure l’indicazione, nelle istruzioni in formato cartaceo o sulla confezione, dell’indirizzo URL del sito Internet (ovvero la pagina specifica del sito) al quale è reperibile la dichiarazione/informativa sulla privacy. Se il dispositivo privo di schermo dispone di funzioni audio, si potrebbe provvedere anche la fornitura audio (orale) delle informazioni. Il Gruppo ha già formulato raccomandazioni sulla trasparenza e sulla fornitura d’informazioni agli interessati nel parere sui recenti sviluppi nel campo dell’Internet degli oggetti (come l’utilizzo di codici QR stampati su tali oggetti, in maniera tale che, una volta scansionati, il codice QR visualizzi le necessarie informazioni finalizzate alla trasparenza). Tali raccomandazioni rimangono applicabili ai sensi del regolamento.
