16. Il considerando 4315 indica chiaramente che è improbabile che le autorità pubbliche possano basarsi sul consenso per effettuare il trattamento, poiché quando il titolare del trattamento è un’autorità pubblica sussiste spesso un evidente squilibrio di potere nella relazione tra il titolare del trattamento e l’interessato. In molti di questi casi è inoltre evidente che l’interessato non dispone di alternative realistiche all’accettazione (dei termini) del trattamento. Il Comitato ritiene che esistano altre basi legittime, in linea di principio più appropriate, per il trattamento da parte delle autorità pubbliche.
17. Fatte salve queste considerazioni generali, il regolamento non esclude completamente il ricorso al consenso come base legittima per il trattamento dei dati da parte delle autorità pubbliche. I seguenti esempi mostrano infatti che l’uso del consenso può essere appropriato in determinate circostanze.
18. Esempio 2: Un comune sta pianificando l’esecuzione di lavori di manutenzione stradale. Poiché i lavori possono perturbare il traffico per parecchio tempo, il comune offre ai cittadini la possibilità di iscriversi a una mailing list per ricevere aggiornamenti sull’avanzamento dei lavori e sui ritardi previsti. Il comune chiarisce che la partecipazione non è obbligatoria e chiede il consenso a utilizzare gli indirizzi di posta elettronica per questa finalità (esclusiva). I cittadini che non acconsentono non perderanno l’accesso ad alcun servizio fondamentale del comune né alcun diritto, di conseguenza possono esprimere o rifiutare liberamente il loro consenso a questo uso dei dati. Tutte le informazioni sui lavori stradali
saranno disponibili anche sul sito web del comune.
19. Esempio 3: Un proprietario terriero necessita di alcuni permessi tanto dal comune quanto dalla provincia. Entrambi gli enti pubblici richiedono le stesse informazioni per il rilascio dei permessi, ma non hanno accesso alle rispettive banche dati. Di conseguenza entrambi chiedono le stesse informazioni e il proprietario terriero invia i dati ad entrambi. Il comune e la provincia chiedono il consenso dell’interessato per riunire i fascicoli al fine di evitare duplicazioni di procedure e
corrispondenza. Entrambi gli enti pubblici assicurano che ciò è facoltativo e che le richieste di permesso verranno comunque trattate separatamente qualora l’interessato decida di non acconsentire alla riunione dei fascicoli. Il proprietario terriero può quindi esprimere liberamente il consenso alle autorità per la finalità di riunione dei fascicoli.
20. Esempio 4: Una scuola pubblica chiede agli studenti il consenso ad utilizzare le loro fotografie in una rivista studentesca in formato cartaceo. In questo caso il consenso costituisce una scelta vera e propria a condizione che agli studenti non vengano negati l’istruzione o altri servizi e che gli studenti possano rifiutare il consenso senza subire pregiudizio.
21. Lo squilibrio di potere sussiste anche nel contesto dell’occupazione. Data la dipendenza risultante dal rapporto datore di lavoro/dipendente, è improbabile che l’interessato sia in grado di negare al datore di lavoro il consenso al trattamento dei dati senza temere o rischiare di subire ripercussioni negative come conseguenza del rifiuto. È improbabile che il dipendente sia in grado di rispondere liberamente, senza percepire pressioni, alla richiesta del datore di lavoro di acconsentire, ad esempio, all’attivazione di sistemi di monitoraggio, quali la sorveglianza con telecamere sul posto di lavoro, o alla compilazione di moduli di valutazione19. Di conseguenza il Comitato ritiene problematico per il datore di lavoro trattare i dati personali dei dipendenti attuali o futuri sulla base del consenso, in quanto è improbabile che questo venga prestato liberamente. Per la maggior parte delle attività di trattamento svolte sul posto di lavoro, la base legittima non può e non dovrebbe essere il consenso del dipendente (articolo 6, paragrafo 1, lettera a)) in considerazione della natura del rapporto tra datore di lavoro e dipendente.
22. Tuttavia, ciò non significa che il datore di lavoro non possa mai basarsi sul consenso come base legittima per il trattamento. In alcune situazioni il datore di lavoro è in grado di dimostrare che il consenso è stato effettivamente espresso liberamente. Dato lo squilibrio di potere tra il datore di lavoro e il suo personale, i dipendenti possono manifestare il loro consenso liberamente soltanto in casi eccezionali, quando non subiranno alcuna ripercussione negativa per il fatto che esprimano il loro consenso o meno.
23. Esempio 5: Una troupe cinematografica filmerà una determinata area di un ufficio. Il datore di lavoro chiede a tutti i dipendenti che hanno la scrivania in quella zona il consenso a essere ripresi, in quanto potrebbero apparire sullo sfondo del video. Chi non vuole essere filmato non viene penalizzato in alcun modo e ottiene invece una scrivania altrove nell’edificio per l’intera durata delle riprese.
24. Gli squilibri di potere non sono limitati alle autorità pubbliche e ai datori di lavoro, potendo verificarsi anche in altre situazioni. Come evidenziato dal Comitato in diversi pareri, il consenso è valido soltanto se l’interessato è in grado di operare realmente una scelta e non c’è il rischio di raggiri, intimidazioni, coercizioni o conseguenze negative significative (ad es. costi aggiuntivi sostanziali) in caso di rifiuto a prestare il consenso. Il consenso non sarà considerato liberamente espresso qualora vi sia qualsiasi elemento di costrizione, pressione o incapacità di esercitare il libero arbitrio.
